第一章 总则

第一条 为加强学校基建工程、土地档案资料的管理，全面、完整地收集基建工程及土地档案资料，保证基建工程及土地档案资料的真实性、完善性，根据《中华人民共和国档案法》、《武汉工程大学档案管理办法》，结合于校实际情况特制订本办法。

第二条 基建工程档案资料包括:上级部门对拟建工程可行性研究报告及扩初设计的批复、设计资料、规费交纳资料、施工图纸审查资料、地质勘察资料、招投标资料、施工合同、采购合同、检测咨询服务等与基建工程相关的合同、开工报告、图纸会审记录、工程设计变更单、工程签证单、跟踪审计资料、基建工程所需材料设备的技术资料、隐蔽工程验收等施工过程资料、竣工验收资料、结算资料、决算审计资料、资金支付资料、固定资产移交资料等与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状的具有保存价值的各种载体的文件。

第三条 土地档案资料包括:校园土地使用权证、红线图、宗地图、地籍图及各种土地协议书等。

第四条 参与基建工程管理、土地收购的各单位和人员均有责任和义务收集、移交资料。

第五条 与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求。

第六条 基建工程及土地档案应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

第二章 管理职责

第七条 基建与维修处基建管理科负责学校基建工程、土地档案资料收集、管理、汇总，建立学校基建工程及土地档案资料台账、整理并归档，落实档案管理工作的收集、整理、立卷、保管、利用。接受学校档案馆的业务管理和武汉市城建档案馆的业务指导，实行统一领导、两级管理、部门立卷的管理体制。

第八条 基建工作过程中资料的收集与移交

（一）基建管理科负责建设工程立项、选址、报建、设计图审等报建前期阶段的资料收集工作;负责招投公告、报名表、资格预审文件、招标文件、招标控制价、招标答疑、开标评标、中标公告、合同会签、合同分发等招标过程资料的收集工作;负责竣工工程结算审计资料的接受工作；负责校园规划及配套设施、基建工作计划与总结、基建资金支付等资料的收集工作。

（二）工程管理科负责施工过程、检测、验收、质量保修与维护、资产移交等阶段的资料收集与移交;负责竣工工程结算审计资料的收集工作。

（三）土地收购人员负责土地档案的收集与移交工作。

（四）为了防止需归档资料的流失，工程竣工后移交给基建管理科，基建管理科在接收归档资料时，必须认真填写《工程档案归档材料收集登记表》，移交人和接收人清点交接后，在表上签名。

（五）竣工基建工程的档案资料，须要在城建档案馆存档的由基建管理科协调有关单位和人员在工程竣工结算审计完成后20个工作日内办理城建档案馆竣工验收手续并归档。竣工基建工程的其它档案资料及城建档案馆接收资料的凭证原件在办理完城建档案馆竣工验收手续后，由基建管理科向学校档案馆移交。

第九条 基建工程及土地档案管理

（一）所有基建工程及土地档案资料由基建管理科协调有关单位和人员每年12月份归档到学校档案馆。每年3月底前把上一年立卷的档案目录和移交档案馆的档案目录书面报基建与维修处分管基建工作的处领导。

（二）基建工程、土地档案信息要及时更新。要在对基建工程、校园土地的使用情况进行跟踪调查的基础上，进一步充实、更新基建工程及土地档案管理数据信息库，及时修订基建工程及土地档案资源信息，为学校决策提供更准确的依据，使校园土地管理更加科学和规范。

第三章 纪律要求

第十条 各资料收集的责任人应认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《建设工程文件归档整理规范》及政府部门有关基建工程档案资料管理的规定、学校档案工作管理办法，学习档案工作专业知识，忠于职守。

（一）各资料收集的责任人对提供的基建工程及土地档案资料的真实性负责。任何单位和个人不得将基建工程及土地资料归为己有，更不得用来从事其他非法活动。所有档案资料必须是原件。不是原件的档案资料，要有书面说明，或注明原件保管处并经保管处书面盖章认可。

（二）基建工程档案资料的查阅与外借。不论是内部人员还是外部人员来查阅时，随查随还，不得任意携带出档案室外。特殊情况必须借出时，须由基建与维修处负责人批准，限期交还。土地证管理实行专人管理，并实行土地证借用制度。需借用学校土地证的单位及人员，必须经基建与维修处负责人同意后方可在档案馆办理借用。

（三）每年4月份前分管基建的处领导要对上一年基建工程及土地档案管理情况进行检查，发现问题及时督促整改。

（四）对违反规定、保管不善丢失基建工程土地档案资料的，要追究当事人责任，若因此使学校蒙受经济损失、造成严重后果的，还要追究当事人法律、经济责任。

第四章  附  则

第十一条 本管理办法自发布之日起执行。

第十二条 本管理办法由学校授权基建与维修处处务会议负责解释。